L’emergenza epidemiologica da COVID-19, meglio noto come Coronavirus, è tra gli eventi straordinari più rari e senza precedenti che ha influenzato molti paesi, e che oltre a recare notevoli perdite umane, con la sua espansione molto più rapida rispetto alle altre malattie, anche della stessa famiglia, nelle diverse società, ha finora bloccato gran numero di business al livello mondiale, causando delle gravi recessioni economiche nei paesi coinvolti con questa epidemia.

Naturalmente, anche le attività degli organismi di certificazione ISO e quelle delle organizzazioni certificate ISO sono affetti da tale emergenza epidemiologica, e per cui il Forum Internazionale di Accreditamento, IAF, per poter gestire al meglio i rischi causati dall’epidemia da parte degli enti di accreditamento membri dell’IAF e degli organismi di certificazione accreditati, ha redatto e pubblicato delle linee di guida adatti ed efficienti.

La politica operativa di NOBEL Certification Italia di fronte all’emergenza epidemiologica del COVID-19 (Coronavirus)

Al fine di affrontare al meglio per ridurre gli effetti negativi dell’emergenza epidemiologica di COVID-19, o Coronavirus, la NOBEL Certification Italia, in conformità alle seguenti normative ed indicazioni:
• Circolari Tecniche no. 2, 4 e 6 emessi dell’Ente nazionale italiana di Accreditamento (ACCREDIA), allegati alla presente politica operativa;

• Documento guida IAF CABAC COVID-19, sviluppato e rilasciato il 21 febbraio 2020 dal CABAC, Conformity Assessment Body Advisory Committee, appartenente all’IAF, allegato alla presente politica operativa;

Dichiarazione del Forum Internazionale di Accreditamento, IAF, disponibile all’indirizzo;

• Documento di Domande e Risposte dell’IAF circa l’emergenza epidemiologica di COVID-19, disponibile all’indirizzo: https://iaffaq.com/;

si impegna a rispettare i controlli necessari che riguardano i rischi delle attività dell’audit e della certificazione, specialmente quelli igienici relativi all’epidemia in discussione, ed a tale proposito e per meglio definire e redigere la sua politica operativa ha usufruito ed inseguito quanto indicato nel documento IAF ID3:2011“IAF Informative Document For Management of Extraordinary Events or Circumstances Affecting ABs, CABs and Certified Organizations”.

Gli effetti e conseguenze del COVID-19, Coronavirus

La crescita esponenziale dell’epidemia virale del COVID-19, o Coronavirus, ha reso difficile e rischioso l’esecuzione degli audit ISO nelle zone affette dal Coronavirus e nei diversi specifici luoghi del mondo.

In alcuni casi, i governi consigliano ai propri cittadini di evitare i viaggi, oppure addirittura mettono in quarantena tale regioni. E quindi si sente la necessità di una cooperazione stretta gli organismi di certificazione ISO e gli enti di accreditamento.

Nel 2011, il Forum Internazionale di Accreditamento (IAF) cercò di affrontare la questione delle situazioni improbabili, sviluppando e pubblicando una Circolare informativa per la gestione di eventi o circostanze straordinari che interessano gli AB, i CAB e le organizzazioni certificate ISO (Linea Guida IAF ID3:2011).

La politica operativa di NOBEL Certification Italia per contenere i rischi nelle attività di audit e di certificazione relativi all’emergenza Coronavirus

Riguardo il CAB

• NOBEL Certification Italia ha reso per ora tutte le sue attività operative e del personale d’ufficio in modalità remota (telematica), o in una combinazione tra la presenza a tempo parziale sul posto e via remota (telematica), fino ai tempi più adatti.

• La certificazione NOBEL esamina attentamente i rischi, e se tali rischi si dimostrano bassi, considera una delle seguenti soluzioni: posticipare i tempi dell’audit, o l’esecuzione l’audit via remota (telematica), due mesi prima della scadenza del credito annuale della certificazione e adotterà la soluzione migliore in comune accordo con l’organizzazione.

• Nel caso di decisione a rimandare gli audit pianificati, specialmente quelli di sorveglianza e ricertificazione, fino al superamento dell’emergenza epidemiologica, o per eseguire parzialmente l’audit in modo remoto (telematico), 60 giorni prima della scadenza del credito annuale della certificazione, NOBEL registra le informazioni relative all’organizzazione certificata nella lista delle organizzazioni soggette all’emergenza epidemiologica di COVID-19, o Coronavirus, aggiorna successivamente le contromisure pianificate adottate insieme ai risultati di tali attività nella lista sopracitata e mette a disposizione dell’Ente nazionale italiana di Accreditamento (ACCREDIA) le documentazioni e le motivazioni relative sviluppate ufficialmente, qualora richieste.

• Se richiesto dall’organizzazione certificata e in comune accordo con essa, per l’esecuzione dell’audit via remota (telematica), la NOBEL Certification Italia si impegna a rispettare le normative ed i requisiti del documento IAF MD4:2018 , circa l’utilizzo delle tecniche di verifica supportate dai mezzi elettronici, in base alla Linea Guida della Nobel Certification per l’esecuzione dell’audit tramite l’ICT, le tecnologie dell’informazione e della comunicazione.

• NOBEL Certification Italia, in perfetto accordo con le organizzazioni certificate, provvederà all’esecuzione degli audit che necessitano l’accesso alle sedi e siti delle organizzazioni utilizzando i mezzi di trasporto pubblici come l’aereo o il treno, solo attraverso l’audit via remota (telematica).

• Per le organizzazioni cui i tempi della scadenza annuale dell’audit di sorveglianza o di ricertificazione sono prossimi, nel caso di:
1. l’alto rischio per eseguire l’audit, oppure;
2. il mancato consenso dell’organizzazione certificata circa esecuzione dell’audit via remota (telematica);
NOBEL esamina con cura, entro lo specifico periodo di 6 mesi dopo la data della scadenza della certificazione, dal primo al quinto mese le condizioni favorevoli all’esecuzione degli audit ogni mese, e se fino al quinto mese non sia possibile a procedere all’esecuzione degli audit on-site, informa l’organizzazione circa la necessità dell’esecuzione dell’audit via remota (telematica), e entro la fine del periodo specifico di 6 mesi l’organizzazione verrà sottoposta alla verifica via remota (telematica). Altrimenti, sospende il credito della certificazione.

Per gli audit di 1a sorveglianza: se nella precedente verifica di certificazione iniziale / rinnovo, l’intero scopo di certificazione è stato verificato on-site, tramite l’osservazione diretta dei processi realizzativi / operativi, sarà possibile fare un audit da remoto con un focus sui processi gestionali ed un campionamento documentale delle attività operative, rimandando alla successiva sorveglianza la verifica on-site dei processi realizzativi.

Per gli audit di 2a sorveglianza: la verifica in remoto potrà essere effettuata se nella prima verifica di sorveglianza è stato verificato tutto lo scopo del certificato on-site, tramite l’osservazione diretta dei processi realizzativi / operativi.

• Considerando il fatto che l’esecuzione dell’audit via remota (telematica) indicata quanto sopra negli audit di 1a e 2a sorveglianza potrebbe causare la deviazione dai requisiti di accreditamento in conformità alle norme ISO/IEC 17021-1, ma visto che in base alle circolari tecniche emesse dall’ACCREDIA sono autorizzate le verifica in remoto durante il periodo epidemiologico di Coronavirus, la Nobel Certification nel piano dell’audit delle organizzazioni verificate in questo modo, registra le modalità di comunicazione con l’organizzazione certificata/da certificare per ogni parte dell’audit (es: via internet, teleconferenza, accesso remoto ai sistemi e la rete interna dell’organizzazione, registrazione audio-video, video call tramite gli smartphone per le sezioni operative, ecc.) in base alla Linea Guida di ICT da utilizzare negli audit, insieme alle relative giustificative documentazioni, e al fine di porre rimedio alle conseguenze di tali verifiche, nei successivi audit, aumenterà i tempi di verifica ai processi realizzativi / operativi fino al 50%, registrando e documentando le relative motivazioni durante la pianificazione del successivo piano dell’audit.

• Gli audit posticipati a causa dell’emergenza sanitaria di Coronavirus, fino al massimo 6 mesi dopo la data della scadenza annuale della certificazione, considerati e rispettati i requisiti di cui sopra, saranno esenti da qualsiasi azione penalizzante, come la sospensione o la revoca della certificazione.

• NOBEL Certification Italia applica uno speciale controllo nelle verifiche sui rapporti ricevuti dagli auditor negli audit in modo remoto (telematico), circa la sufficienza delle adeguate evidenze riportate, specie nel rapporto delle verifiche operative (§ 8 per la ISO 9001), e nel caso di mancata sufficienza delle evidenze, procederà alle necessarie coordinazioni con entrambi gli auditor e l’organizzazione certificata per pianificare ulteriori audit via remota (telematica).

• NOBEL per le organizzazioni del settore IAF 28 (costruzioni) schema ISO 9001 sulle quali intende eseguire gli audit per la certificazione iniziale, procede solo all’esecuzione dell’audit via remota (telematica) alle unità locali delle sedi centrali, ed eseguirà gli audit on-site ai cantieri relativi entro massimo 6 mesi dopo l’audit alle sedi centrali. È evidente che la decisione circa il rilascio e la registrazione della certificazione avverrà dopo l’audit eseguito via remota (telematica) alle sedi centrali delle organizzazioni da certificare

• NOBEL per eseguire gli audit di sorveglianza o di ricertificazione alle organizzazioni del settore IAF 28 (costruzioni) schema ISO 9001 per le quali posticipare la verifica (scelta da preferire) non sia possibile, potrà procedere ad una approvazione dimostrativa dei processi realizzativi (costruzione, installazione, ecc. nei cantieri) tramite la verifica delle evidenze documentali, in modo che ne siano registrate nel rapporto dell’audit almeno 2 evidenze per le organizzazioni con lo scopo semplice, e 4 evidenze per le organizzazioni con lo scopo complesso.

• NOBEL Certification Italia posticipa l’esecuzione degli audit per la certificazione iniziale per le organizzazioni del settore IAF 28 (costruzioni) schema ISO 9001 “preferibilmente” a dopo il superamento dell’emergenza epidemiologica di COVID-19, o Coronavirus, ma nel caso di insistenza da parte del cliente all’esecuzione dell’audit e il rilascio della certificazione durante questo periodo critico, documenterà le giustificazioni riguardanti i motivi dell’esigenza urgente del cliente all’ottenimento della certificazione.

• In base alla dichiarazione dell’IAF, circa la situazione dell’emergenza epidemiologica di COVID-19, o Coronavirus , NOBEL prosegue costantemente e in modo giornaliero le ultime novità della questione dalla relativa pagina sul progresso infettivo del virus al livello mondiale sul sito dell’Organizzazione mondiale della sanità (WHO) , ed inoltre considera continuamente le ultime disposizioni governative ed i regolamenti restrittivi emessi dalle Autorità Competenti italiane riguardo l’emergenza epidemiologica di COVID-19, o Coronavirus, in modo da procedere a riaggiornare costantemente la presente politica operativa, oppure di ripristinare le modalità d’esecuzione degli audit come prima dopo la normalizzazione delle circostanze, una volta ottenute le disposizioni necessarie dell’Ente nazionale italiana di Accreditamento (ACCREDIA).

Riguardo gli auditor

Per tutte le verifiche sul campo nonché gli audit via remota (telematica), gli auditor devono oltre ai criteri riportati nei check-list dell’audit per lo standard relativo (es: ISO 9001), verificare i seguenti punti, registrando le evidenze ed i reperti ottenuti nelle apposite clausole del rapporto dell’audit:

• Se l’organizzazione certificata/da certificare ha individuato i rischi derivati dall’epidemia di COVID-19, o Coronavirus, e se ha definito e messo in atto delle contromisure adeguate. (comma 1-6)

• Se le circostanze d’emergenza causate dall’epidemia di COVID-19, o Coronavirus ha limitato la fornitura dei servizi / prodotti relativa a una o più parti del dominio d’attività della società o a qualche processo operativo. Se sì, quali sezioni del dominio d’attività o dei processi operativi hanno subìto malfunzionamento e quali sono state le contromisure adottate dall’organizzazione per porre rimedio. (comma 3-4)

• Se a causa dell’emergenza sanitaria avvenuta di COVID-19, o Coronavirus, sono state giunte all’organizzazione delle querele riguardo la fornitura dei servizi / prodotti da parte di clientela. Se sì, quali sono state le azioni correttive per far fronte a tali querele. (commi 2-1-5 e 5-5-8)

2.1 Negli audit via remota (telematica)

• Gli auditor nelle verifiche eseguite via remota (telematica) sono obbligati a raccogliere e registrare le evidenze sufficienti specialmente relativi alle verifiche operative (§ 8 per la ISO 9001), e se la Nobel Certification ritiene che tali evidenze non sono sufficienti, gli auditor si impegnano ad eseguire degli ulteriori audit via remota (telematica).

• Gli auditor per quanto riguarda le verifiche operative delle clausole degli standard relativi ai processi realizzativi / operativi per gli audit dei quali hanno dovuto revisionare soltanto delle documentazioni come l’evidenza, sono obbligati a registrare e documentare tale questione nelle apposite sezioni dei loro rapporti dell’audit.

• Al fine di pianificare ed eseguire efficientemente gli audit via remota (telematica), gli auditor sono obbligati a studiare attentamente la Linea Guida della NOBEL Certification Italia per l’esecuzione dell’audit tramite l’ICT, e di attuare le sue normative nella pianificazione ed esecuzione del programma dell’audit.

2.2 Negli audit sul campo (on-site)

• Notificare ed informare la NOBEL su eventuali patologie di base come quelle cardiache, polmonari, il diabete, la pressione sanguigna, ecc. che aumentano il rischio di ammalarsi di COVID-19, o Coronavirus, al momento dell’assegnazione del team dell’audit.

• Se ci sono dei sintomi precoci, come la febbre e simili, informare immediatamente la NOBEL prima dell’audit, per eventuale annullamento.

• Munirsi di mascherine e guanti in quantità necessaria per ogni audit, utilizzarli continuamente durante i viaggi e gli audit nelle sedi delle organizzazioni certificate/da certificare, e cambiarli ogni 3 – 4 ore.

• Munirsi di gel disinfettante o le soluzioni a base alcolica in quantità necessaria per ogni audit, ed utilizzarli continuamente durante i viaggi e gli audit nelle sedi delle organizzazioni certificate/da certificare.

• Tenere la giusta distanza, ed evitare di stringere mani o di avere qualsiasi contatto con il personale delle organizzazioni certificate/da certificare.

• Evitare di toccare gli oggetti, le superfici, le maniglie e gli strumenti delle organizzazioni certificate/da certificare.

• Munirsi di proprie penne, carte, e della cartoleria personale per evitare di utilizzare quella delle organizzazioni certificate/da certificare.

• Lavarsi le mani in modo corretto e continuamente, in particolare dopo ogni visita al sito e dopo aver completato ogni audit di sezione.

• Evitare di utilizzare dei mezzi pubblici come i taxi o l’autobus per recarsi alle sedi delle organizzazioni certificate/da certificare e usare il proprio mezzo personale.

• Evitare di accettare i regali ordinari, come i taccuini, libri, ecc. dalle organizzazioni certificate/da certificare.

• Evitare di fumare nel luogo delle organizzazioni certificate/da certificare.

• Evitare di consumare i pasti da portata e poco cotti durante i viaggi e gli audit.

• Rispettare le norme igieniche al momento del consumo dei pasti durante i viaggi e gli audit.

Riguardo le organizzazioni certificate/da certificare (clientela)

  • Avvisare ed informare per scritto la NOBEL Certification Italia 60 giorni prima della scadenza del credito annuale della certificazione, nel caso che abbiano la richiesta di sottoporsi alle verifiche in modo remoto (telematico), o addirittura di posticipare le verifiche (non oltre i 6 mesi dopo la scadenza del credito annuale della certificazione).
  • Pianificare e cooperare totalmente sia con la NOBEL che con gli auditor nel caso di concordo sull’esecuzione di una o più parti dell’audit in modalità remota (telematica), e per provvedere alla fornitura delle infrastrutture adeguate per la comunicazione elettronica, in base alle istruzioni d’uso dell’ICT per l’esecuzione dell’audit remoto.

Se le organizzazioni certificate/da certificare richiedono dalla Nobel Certification di sottoporsi agli audit sul campo (on-site)

 

  • Provvedere alla disinfezione continua e in modo adeguato della stanza o del luogo della presenza del team dell’audit.
  • Obbligare il personale a non presentarsi alla sede dell’organizzazione se sono sospetti di avere dei sintomi della malattia come la febbre, le tosse, ecc., e di provvedere alla loro sostituzione per essere a disposizione al momento dell’audit.
  • Obbligare tutto il personale dell’organizzazione ad indossare le mascherine ed i guanti monouso durante l’audit.
  • Obbligare tutto il personale dell’organizzazione a lavarsi le mani continuamente e in modo corretto durante l’audit.
  • Provvedere a scegliere una stanza grande come il luogo dell’insediamento del team dell’audit per eseguire le verifiche, in modo che, in particolare, al momento delle sedute di apertura e chiusura le distanze delle sedie siano di almeno un metro.
  • La stanza dell’insediamento del team dell’audit deve essere munita di gel disinfettante o le soluzioni a base alcolica, i fazzoletti di carta, la pattumiera col coperchio, in quantità necessaria e sufficiente, e fornita del sistema d’aria condizionata adeguata.
  • Definire e redigere dei requisiti igienici necessari per affrontare l’emergenza sanitaria ed epidemiologica di COVID-19, o Coronavirus, provvederne la diffusione ed informazione a tutto il personale dell’organizzazione, e fornire delle infrastrutture adeguate all’interno della propria organizzazione al fine di rispettare completamente tali normative.
  • Provvedere a rispettare le norme igieniche durante il servizio dei pasti per il team dell’audit.

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